Wat zijn mijn rechten als een bank mij een rekening weigert omdat ik niet door het KYC-onderzoek kom?

Uw bedrijf draait goed, maar zonder een zakelijke rekening komt alles tot stilstand. U hoort echter van de bank dat u niet door het KYC-onderzoek bent gekomen. Dit kan zeer vervelend zijn, vooral als u niet goed weet wat er van u wordt verwacht. Wat betekent dit precies? En vooral: wat zijn uw rechten in zo’n situatie? In deze blog leest u alles over KYC, wat het voor uw bedrijf betekent, en hoe u kunt handelen als u wordt geweigerd. Wij helpen u met een duidelijke uitleg en met praktische tips.

Inzicht in KYC: Wat is het en waarom is het belangrijk?

KYC staat voor Know Your Customer en verwijst naar de een wettelijke verplichting van banken en andere financiële instellingen om hun klanten te ‘kennen’. Dit proces is bedoeld om fraude, witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Banken willen zeker weten dat hun klanten op een legitieme en transparante manier zaken doen.

De rol van de Wwft in het KYC-proces

KYC maakt deel uit van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wet verplicht banken om diepgaand onderzoek te doen naar hun klanten. Hierbij wordt gekeken naar de identiteit van de bestuurders en de uiteindelijke gerechtigden zoals aandeelhouders, de herkomst van het vermogen en de aard van de transacties waarmee geld wordt verdiend. Voor banken is het belangrijk om risico’s te beperken. Niet voldoen aan deze verplichtingen kan leiden tot forse boetes voor banken en problemen voor klanten.

Deze verplichtingen zijn echter niet vrijblijvend. Banken moeten rekening houden met proportionaliteit en mogen klanten niet zonder duidelijke reden uitsluiten. Toch blijkt in de praktijk dat sommige klanten ten onrechte worden geweigerd.

Wat zijn de gevolgen voor u als klant?

Als u niet door het KYC-onderzoek komt, kan de bank weigeren om een rekening voor u te openen. Heeft u al een zakelijke rekening? Dan kan deze worden opgezegd als de bank onvoldoende informatie heeft om aan de toepasselijke wetgeving te voldoen. Dit kan verregaande gevolgen hebben voor uw bedrijfsvoering, zoals het vertragen van betalingen of het missen van zakelijke kansen.

Het is daarom van groot belang om te begrijpen wat KYC inhoudt en hoe u hierop kunt inspelen. Veel ondernemers voelen zich machteloos, maar er zijn stappen die u kunt ondernemen om uw rechten te beschermen.

Sectoren met een verhoogd risico in het KYC-proces

Bepaalde sectoren krijgen te maken met strengere controles. Bent u actief in een van de onderstaande branches? Dan herkent u waarschijnlijk dit verhoogde risico:

• Coffeeshops: Door de strenge regelgeving rondom softdrugs zijn banken extra alert op witwasrisico’s. Dit zorgt ervoor dat zelfs goedlopende coffeeshops die aan alle aan softdrugs gerelateerde regels voldoen vaak extra barrières tegenkomen bij het openen of behouden van een rekening.
• Vastgoed: Grote transacties trekken aandacht van banken, vooral bij onvoldoende documentatie over de herkomst van gelden. Vastgoedontwikkelaars moeten vaak zeer uitgebreide informatie overleggen.
• Seksindustrie: De gevoeligheid van deze branche maakt banken terughoudend, ondanks transparante bedrijfsvoering. Ondernemers worden vaak geconfronteerd met vragen die verder gaan dan wat redelijk lijkt.
• Ambulante handel: Veel contante transacties zorgen voor extra vragen van banken over de oorsprong van het geld. Dit maakt het lastig om soepel zaken te doen, vooral voor kleinere ondernemers.

Deze sectoren hebben met elkaar gemeen dat zij vaak te maken krijgen met vooroordelen. Het is daarom essentieel om goed voorbereid te zijn en transparantie te bieden.

Het KYC-proces in detail: Wat kunt u verwachten?

Een KYC-onderzoek begint vaak met Customer Due Diligence (CDD), waarin de bank:

• Uw identiteit controleert.
• Uw risicoprofiel vaststelt.
• Informatie opvraagt over uw bedrijfsactiviteiten.

Ook na goedkeuring monitort de bank uw transacties. Ongebruikelijke activiteiten kunnen aanleiding zijn voor aanvullende vragen of controles. Het is daarom belangrijk om een goede administratie bij te houden en voorbereid te zijn op vervolgvragen.

Voorbeeldvragen van de bank

• Wat is de herkomst van uw vermogen?
• Welke transacties voert u doorgaans uit?
• Wat zijn uw bedrijfsactiviteiten?
• Hoe onderhoudt u relaties met andere partijen in uw keten?

Wees voorbereid op dergelijke vragen en zorg dat uw antwoorden consistent en goed onderbouwd zijn. Een duidelijke uitleg en goed georganiseerde documentatie maken vaak een groot verschil.

Uw rechten binnen het KYC-proces

Hoewel banken strenge regels moeten volgen, heeft u als klant ook rechten:

• Recht op informatie: Vraag waarom de bank specifieke gegevens nodig heeft. Banken moeten transparant zijn over hun eisen en beslissingen.
• Proportioneel onderzoek: Het onderzoek moet in verhouding staan tot uw risicoprofiel. Banken mogen niet zomaar diepgaand onderzoek doen zonder een duidelijke reden.
• Privacybescherming: Uw persoonsgegevens vallen onder de AVG en mogen niet onrechtmatig worden gebruikt. U kunt eisen dat uw gegevens zorgvuldig worden behandeld.

Als u het gevoel heeft dat uw rechten worden geschonden, kunt u juridische stappen overwegen. Het is belangrijk om te weten dat u niet machteloos bent en dat er oplossingen zijn.

Hoe om te gaan met KYC-problemen: Praktische oplossingen

Komt u in de problemen door KYC? Volg deze stappen:

1. Maak bezwaar: Dien schriftelijk bezwaar in bij de bank en onderbouw uw argumenten met relevante documenten. Zorg dat u duidelijk uw standpunt uiteenzet.
2. Schakel juridische hulp in: Petronius Advocaten heeft ruime ervaring in het succesvol voeren van procedures tegen banken. Wij begrijpen de complexiteit van deze zaken en kunnen u erbij ondersteunen.
3. Overweeg alternatieve oplossingen: Fintech-bedrijven kunnen een uitkomst bieden als traditionele banken u weigeren. Deze bedrijven bieden vaak flexibelere diensten.
4. Gebruik uw netwerk: Raadpleeg branchegenoten of zakelijke partners voor tips over hoe zij KYC-problemen hebben opgelost.

Het belangrijkste is om niet stil te blijven zitten. Actief handelen kan vaak het verschil maken tussen succes en een langdurig probleem.

Tips voor een soepel KYC-proces

• Bereid u goed voor: Verzamel vooraf alle benodigde documenten, zoals identiteitsbewijzen, bewijs van adres en bedrijfsinformatie. Dit scheelt tijd en moeite.
• Communiceer duidelijk: Geef volledige en juiste antwoorden. Dit voorkomt vertraging en laat een goede indruk achter.
• Wees proactief: Neem contact op met de bank als u vragen heeft of problemen ervaart. Een open communicatie met de bank helpt om misverstanden te voorkomen.
• Documenteer alles: Bewaar kopieën van correspondentie en documenten. Dit kan van doorslaggevende waarde zijn bij geschillen.

Conclusie: Wees voorbereid en bescherm uw rechten

KYC kan een complex en frustrerend proces zijn, vooral in bepaalde branches. Toch is het mogelijk om met de juiste voorbereiding en kennis van uw rechten veel problemen te voorkomen. Door proactief te handelen en de juiste ondersteuning in te schakelen, kunt u uw positie versterken. Heeft u vragen over corporate strafrecht of loopt u vast in een KYC-proces? Neem contact op met Petronius Advocaten voor deskundig advies en ondersteuning. Wij helpen u graag verder.