Fraudepreventie: hoe herkent en voorkomt u interne fraude in uw onderneming?

Fraude vormt een steeds grotere bedreiging voor ondernemingen. Of het nu gaat om gesjoemel met cijfers in een multinational of diefstal door een medewerker in het MKB – de impact van fraude op een onderneming is groot. Bedrijven kunnen door fraude te maken krijgen met directe financiële schade, juridische gevolgen en blijvende reputatieschade. Zo kan het vertrouwen van klanten, investeerders en zakenpartners ernstig worden geschaad wanneer bekend wordt dat er fraude heeft plaatsgevonden binnen het bedrijf. Fraudepreventie is daarom essentieel voor iedere onderneming die haar continuïteit en goede naam wil beschermen.

Het actief voorkomen en detecteren van fraude (fraudepreventie) is niet alleen belangrijk om verlies van geld te voorkomen, maar ook om een duidelijk signaal af te geven binnen de organisatie dat frauduleus gedrag niet wordt getolereerd. Fraude valt bovendien onder financiële fraude en bedrijfscriminaliteit en kan leiden tot juridische procedures of boetes. Preventieve maatregelen en een proactieve houding ten aanzien van fraudedetectie helpen bedrijven om misstanden vroegtijdig aan het licht te brengen en escalatie te voorkomen.

Daarnaast moeten bedrijven zich bewust zijn van de verschillende soorten fraude, zoals boekhoudfraude, verduistering, omkoping en cybercriminaliteit. Elk van deze vormen kan een andere aanpak vergen, waarbij gespecialiseerde software of compliance-programma’s een belangrijke rol spelen. Het bewustzijn en de betrokkenheid van het management en medewerkers spelen hierbij een belangrijke rol.

Wat is interne fraude en hoe ontstaat het?

Interne fraude is fraude die van binnenuit de organisatie wordt gepleegd, doorgaans door bestuurders, werknemers of directe zakenpartners. Dit in tegenstelling tot externe fraude, waarbij bijvoorbeeld klanten of onbekende derden (zoals cybercriminelen) de dader zijn. Bij interne fraude maken medewerkers misbruik van de vertrouwenspositie of toegang die zij binnen het bedrijf hebben. Veelvoorkomende voorbeelden zijn: financiële manipulatie van boekingen om resultaten te verbloemen, verduistering (ontvreemding van geld of bedrijfsmiddelen voor eigen gewin), en het indienen van valse facturen via schijnbedrijven of samenspanning met leveranciers.

Maar hoe ontstaat interne fraude nu eigenlijk? Fraude binnen een bedrijf komt zelden uit het niets. Vaak spelen er drie factoren een rol, bekend als de fraudedriehoek: gelegenheid, druk en rationalisatie.

• Gelegenheid: zwakke interne controles of een cultuur van wegkijken maken fraude mogelijk.
• Druk: financiële problemen of prestatiedruk kunnen medewerkers ertoe aanzetten om regels te breken.
• Rationalisatie: fraudeurs praten hun daden goed, bijvoorbeeld door te denken dat ze recht hebben op extra inkomsten.

Naast deze factoren kan ook een gebrek aan controlemechanismen bijdragen aan het ontstaan van fraude. Als medewerkers het gevoel hebben dat niemand toezicht houdt op hun handelingen, wordt de kans op frauduleus gedrag groter. Het is daarom belangrijk dat bedrijven een cultuur van transparantie en verantwoording stimuleren. Regelmatige ethische training en een strikt handhavingsbeleid kunnen bijdragen aan een gezonde bedrijfscultuur waarin fraude minder snel voorkomt.

Hoe herkent u fraude binnen uw organisatie?

Het vroegtijdig herkennen van fraude vergroot de kans dat schade beperkt blijft. Er zijn diverse waarschuwingssignalen en patronen die kunnen duiden op fraude binnen uw organisatie. Enkele typische signalen om op te letten:

• onverklaarbare transacties of afwijkingen in de boekhouding;
• ontbrekende of vervalste documentatie zoals facturen zonder bestelbon;
• afwijkend gedrag van medewerkers, zoals extreme geheimhouding of een luxueuze levensstijl die niet strookt met het salaris;
• klachten van klanten of leveranciers over fouten in facturen of betalingen;
• omzeilen van controles en uitzonderingen op procedures;
• ongebruikelijke werkpatronen zoals medewerkers die zich op ongebruikelijke uren toegang verschaffen tot gevoelige systemen.

Een effectief meldpunt en periodieke audits helpen bij het sneller detecteren van fraude binnen uw organisatie. Het trainen van medewerkers in het herkennen van frauderisico’s en het aanmoedigen van een open meldcultuur kunnen eveneens bijdragen aan een effectieve fraudepreventie strategie.

Effectieve fraude preventiemaatregelen

Omdat fraude grote schade kan veroorzaken, loont het om fraude maatregelen te treffen om risico’s te verkleinen. Een reeks van interne controles en compliance-beleid vormt de eerste verdedigingslinie tegen fraude.

• duidelijke gedragsregels voor medewerkers;
• functiescheiding en autorisaties bij financiële handelingen (‘vier ogen principe’);
• interne controles en audits op kritieke processen;
• klokkenluidersregeling om veilig melding te maken van verdachte activiteiten;
• toegang tot gevoelige data beperken om ongeautoriseerd gebruik te voorkomen.

Daarnaast kan technologie en software voor fraudedetectie bijdragen aan het signaleren van ongebruikelijke patronen in financiële gegevens. Automatisering van interne controles en regelmatige frauderisicoanalyses kunnen bedrijven helpen om kwetsbaarheden snel te identificeren en aan te pakken. Het opzetten van een digitaal bewakingssysteem met AI-technologie kan het detecteren van verdachte transacties versnellen.

Juridische stappen bij vermoedens van fraude

Ondanks preventieve maatregelen kan fraude toch plaatsvinden. In dat geval is het belangrijk om snel en juridisch correct te handelen.

• Bewijs verzamelen: documenteer verdachte transacties en bewaar relevante gegevens.
• Interne maatregelen: mogelijk schorsing of ontslag van de verdachte werknemer.
• Aangifte doen of een civiele procedure starten om schade te verhalen.
• De rol van een advocaat: een ervaren fraude advocaat kan u begeleiden in het juridische traject en adviseren over vervolgstappen.

Daarnaast kan een advocaat adviseren over strategische stappen zoals het starten van een intern onderzoek of het nemen van preventieve juridische maatregelen om herhaling te voorkomen. Dit kan onder meer inhouden dat contracten worden herzien en dat nieuwe interne controleprocedures worden opgesteld. Ook kunnen bedrijven baat hebben bij samenwerking met externe forensische accountants om fraudeonderzoeken professioneel en objectief te laten verlopen.

Conclusie en vervolgstappen

Fraude kan elk bedrijf treffen, maar met de juiste voorbereiding en preventie hoeft uw onderneming geen gemakkelijke prooi te zijn.

Uw onderneming kan een juridische risicoanalyse laten uitvoeren gericht op fraude en integriteit. Onze advocaten kunnen u hierbij helpen. Neem gerust contact op om een juridische risicoanalyse in te plannen en zo fraude in uw bedrijf te minimaliseren.

Wilt u de frauderisico’s voor uw onderneming in kaart brengen of heeft u een vermoeden van interne fraude? Neem dan contact op met ons team voor een vrijblijvend adviesgesprek. Onze gespecialiseerde advocaten staan klaar om u te adviseren en te ondersteunen, zodat u met een gerust hart kunt ondernemen zonder ongewenste verrassingen.